Google umumiy disklari: papkalar tuzilmasi va kirish huquqlari

Qisqa javob

Mening diskim (My Drive) — xodimning shaxsiy maydoni. Undagi fayl, hatto butun kompaniya foydalansa ham, shu odamga tegishli. Umumiy disk (shared drive) esa tashkilotga tegishli: a’zolar almashadi, fayllar qoladi.

Qoida oddiy: aniq bir odam ketganidan keyin ham kompaniyaga kerak bo‘ladigan hamma narsa umumiy diskda turishi kerak.

Mening diskim va umumiy disk: farqi

Umumiy diskdagi rollar

Umumiy disk a’zosi beshta roldan biriga ega bo‘ladi:

• Menejer — a’zolar va disk sozlamalarini boshqaradi, qolgan hamma narsani ham qila oladi.
• Kontent-menejer — fayllarni qo‘shadi, tahrirlaydi, ko‘chiradi va o‘chiradi.
• Muallif (Contributor) — fayllarni qo‘shadi va tahrirlaydi, lekin o‘chira olmaydi va ko‘chira olmaydi.
• Izohlovchi — o‘qiydi va izoh qoldiradi.
• O‘quvchi — faqat ko‘radi.

Muhim: huquqlar pastga meros bo‘lib o‘tadi va faqat kengayadi. Ichki papkaga qo‘shimcha odamlarga kirish berish mumkin, lekin diskning o‘z a’zolaridan kirishni olib qo‘yib bo‘lmaydi. Shuning uchun maxfiy ma’lumotlarni umumiy disk ichidagi «yopiq» papkaga emas, alohida diskka joylang.

Kompaniya uchun tuzilma

Hamma uchun bitta ulkan disk qilmang. Bir xil kirishga ega har bir guruh uchun bitta disk qulayroq:

Umumiy disklar
├── 00 Kompaniya       barcha xodimlar: O‘quvchi
├── Sotuv              sotuv bo‘limi: Kontent-menejer
├── Marketing          marketing: Kontent-menejer, sotuv: O‘quvchi
├── Moliya             buxgalteriya va rahbariyat
├── HR                 faqat HR va rahbariyat
└── Alfa loyihasi      loyiha jamoasi, pudratchilar: Muallif

Disk ichida tuzilmani sayoz saqlang: ikki-uch daraja papka, tushunarli nomlar, kerak bo‘lsa yil yoki raqam prefikslari.

Kirishni qanday berish kerak

1. Huquqlarni odamlarga emas, guruhlarga bering. Admin console’da sales@ yoki finance@ kabi guruhlar yarating va ularni diskka qo‘shing. Yangi xodim guruhga qo‘shiladi va kerakli kirishni darhol oladi.
2. Menejerlar kam bo‘lsin. Bitta diskka odatda ikki kishi yetarli: asosiy va zaxira.
3. Kontent-menejer rolini o‘ylab bering. Fayllarni o‘chirish va ko‘chirish — «yo‘qolgan» hujjatlarning asosiy sababi.
4. Har chorakda a’zolarni tekshiring. Ishdan ketganlar, ishini tugatgan pudratchilar va tasodifiy mehmonlar tez-tez uchraydi.

Tashqi kirish

Administrator qoidalarni Admin console’da belgilaydi, disk menejeri esa disk sozlamalarida. Quyidagilarni hal qiling:

• tashkilotdan tashqariga umuman fayl ulashish mumkinmi yoki faqat ishonchli domenlar bilanmi;
• tashqi odamlar umumiy disk a’zosi bo‘la oladimi;
• «Havolasi bor har kim» turidagi havolalarga ruxsat berilganmi.

Pudratchilar uchun Muallif rolli alohida loyiha diski qulay: ish tugagach, ularni a’zolikdan olib tashlaysiz, xolos.

Xodim ketganda fayllarni qanday yo‘qotmaslik

• Ishchi fayllarni Mening diskimdan umumiy diskka xodimning oxirgi ish kunidan oldin ko‘chiring.
• Agar nimadir qolib ketsa, administrator Admin console orqali Mening diskim ma’lumotlarini boshqa foydalanuvchiga topshira oladi. Buni akkauntni o‘chirishdan oldin qiling: o‘chirilgandan keyin ma’lumotlarni faqat cheklangan vaqt ichida tiklash mumkin.
• Akkauntni darhol o‘chirmang: avval kirishni bloklang, fayllar va pochtani topshiring, keyin o‘chiring.

Keng tarqalgan xatolar

• Shartnomalar va hisobotlarni rahbarning shaxsiy Mening diskimda saqlash.
• Alohida disk yaratish o‘rniga umumiy disk ichidagi papkani yopishga urinish.
• Hammaga «har ehtimolga qarshi» Menejer rolini berish.
• Shaxsiy ma’lumotlar bor hujjatlarda «Havolasi bor har kim» kirishini qoldirish.