Google Sheets va Excel da ma’lumotlarni tekshirish va ochiluvchi ro‘yxatlar

Ma’lumotlarni tekshirish nima qiladi

Data validation (ma’lumotlarni tekshirish) — kataklar diapazoniga biriktirilgan qoida: faqat unga mos keladigan qiymatlar qabul qilinadi. U umumiy jadvallarning asosiy muammosini hal qiladi — bitta status besh xil yozilgan («Tayyor», «tayyor», «Bajarildi», «done»), sanalar matn ko‘rinishida, summalar valyuta belgisi bilan. Shundan keyin filtrlar, pivot jadvallar va formulalar qo‘lda tozalashsiz ishlaydi.

Qayerdan topish mumkin:

• Google Sheets: Data → Data validation → Add rule.
• Excel: Data yorlig‘i → Data Validation.

Ikkala vositada ham qoida uch qismdan iborat: diapazon, mezon va noto‘g‘ri kiritishga munosabat.

Ochiluvchi ro‘yxat yaratish

Google Sheets. Diapazonni belgilang, Data validation ni oching va mezonni tanlang:

• Dropdown — variantlar to‘g‘ridan-to‘g‘ri qoidada kiritiladi, har biriga rang berish mumkin. Shunda statuslar bir qarashda o‘qiladi.
• Dropdown (from a range) — variantlar kataklardan olinadi, masalan alohida «Ro‘yxatlar» varag‘idan. Ro‘yxatni bir joyda o‘zgartirasiz — barcha ochiluvchi ro‘yxatlar yangilanadi.

Excel. Data Validation oynasida Allow: List ni tanlang. Source maydonida qiymatlarni vergul bilan sanab o‘ting yoki diapazonga havola bering: =Lists!$A$2:$A$10. Yangi bandlar qoidani tahrirlamasdan qo‘shilishi uchun ro‘yxatni jadval (Table) yoki nomlangan diapazon qilib rasmiylashtiring.

Amaliy maslahat: barcha ma’lumotnomalarni (statuslar, menejerlar, shaharlar) bitta yashirin yoki himoyalangan varaqda saqlang. Bu jamoa so‘zlar bo‘yicha kelishib oladigan yagona joy.

Bog‘liq ro‘yxatlar

Bog‘liq ro‘yxat variantlarini boshqa katakka qarab o‘zgartiradi: shahar ustunida «Toshkent» tanlansa, tuman ustunida faqat Toshkent tumanlari chiqadi.

Excel da klassik usul — nomlangan diapazonlar va INDIRECT:

1. Har bir variantlar guruhini alohida ustunga joylashtiring va diapazonni ota qiymat bilan bir xil nomlang (masalan, Toshkent nomli diapazon). Nomlarda bo‘shliq ishlatib bo‘lmaydi — ularni pastki chiziq bilan almashtiring.
2. Ota ustun uchun oddiy ro‘yxat yarating.
3. Bola ustun uchun manbasi =INDIRECT(A2) bo‘lgan ro‘yxat yarating, bunda A2 — ota katak.

Google Sheets da ro‘yxat manbasida INDIRECT qabul qilinmaydi, shuning uchun yordamchi diapazon ishlatiladi: =FILTER(Lists!B:B, Lists!A:A = A2) kabi formula mos variantlarni chiqaradi, ochiluvchi ro‘yxat esa qiymatlarni shu diapazondan oladi. Bu bitta kiritish qatori yoki forma ko‘rinishidagi varaq uchun qulay; ko‘p qatorlar uchun har bir qatorga yordamchi diapazon yoki kichik Apps Script kerak bo‘ladi.

Son, sana va matn uchun qoidalar

Ro‘yxatlar — imkoniyatlarning faqat bir qismi. Boshqa foydali mezonlar:

O‘z formulangiz standart mezonlarda yo‘q narsani qoplaydi. Ikkinchi qatordan qo‘llangan qoida uchun bir nechta misol:

A ustunida dublikat yo‘q:      =COUNTIF($A:$A, A2) = 1
Telefon formati (Google):      =REGEXMATCH(TO_TEXT(B2), "^\+998\d{9}$")
Tugash sanasi boshlanishdan keyin: =D2 >= C2

Formula ruxsat etilgan qiymatlar uchun TRUE qaytarishi kerak. Uni diapazonning birinchi katagi uchun yozing — nisbiy havolalar qolgan qatorlar uchun o‘zi siljiydi.

Xato xabarlari va maslahatlar

Standart xato xabari hech narsani tushuntirmaydi. O‘zingiznikini sozlang:

• Google Sheets: Advanced options da «Reject the input» yoki «Show a warning» ni tanlang va katak tanlanganda chiqadigan yordam matnini yoqing.
• Excel: Input Message yorlig‘i katak belgilanganda maslahat ko‘rsatadi, Error Alert yorlig‘i turini belgilaydi: Stop qiymatni bloklaydi, Warning va Information tasdiqlashdan keyin o‘tkazib yuboradi.

Yaxshi xabar shunchaki nimadir noto‘g‘ri ekanini emas, nima kutilayotganini aytadi: «Noto‘g‘ri qiymat» o‘rniga «Sanani KK.OO.YYYY formatida, bugundan oldin bo‘lmagan holda kiriting».

Rad etish ni formulalar va hisobotlar bog‘liq bo‘lgan maydonlar uchun tanlang: status, summa, sana. Ogohlantirish — istisnolar qonuniy bo‘lgan joylarda.

Tekshirish umumiy jadvallarni qanday tartibda saqlaydi

• Qoidalarni butun ustunga oldindan qo‘llang, faqat to‘ldirilgan qatorlarga emas — shunda yangi yozuvlar ham tekshiriladi.
• Ma’lumotnomalar va sarlavhalarni himoyalang. Google Sheets da — protected ranges, Excel da — kiritish kataklari blokdan chiqarilgan varaq himoyasi.
• Qo‘yish haqida unutmang. Excel da oddiy qo‘yish katakdagi tekshirish qoidasini ustidan yozib yuborishi mumkin — jamoadan faqat qiymatlarni qo‘yishni so‘rang. Ikkala vositada ham qo‘yilgan ma’lumot har doim rad etilmaydi, shuning uchun kiritilganlarni tekshiring: Excel da Circle Invalid Data bor, Google Sheets bunday kataklarni qizil burchak bilan belgilaydi.
• Jarayon o‘zgarganda qoidalarni qayta ko‘ring. Jarayonga qo‘shilgan, lekin ro‘yxatga qo‘shilmagan yangi status odamlarni ochiluvchi ro‘yxatni chetlab o‘tishga majbur qiladi.