Общие диски Google: структура папок и права доступа
Практика3 минРедакция Innovialabs
Коротко
Рабочие файлы компании храните на общих дисках, а не в Моём диске сотрудников: файлы принадлежат организации, доступ выдаётся группам по ролям, и при увольнении человека ничего не пропадает.
Короткий ответ
Мой диск — личное пространство сотрудника. Файл в нём принадлежит этому человеку, даже если им пользуется вся компания. Общий диск (shared drive) принадлежит организации: участники меняются, а файлы остаются.
Правило простое: всё, что нужно компании после ухода конкретного человека, должно лежать на общем диске.
Мой диск и общий диск: разница
| Мой диск | Общий диск | |
|---|---|---|
| Владелец файлов | Сотрудник | Организация |
| Если сотрудник уходит | Файлы нужно передать до удаления аккаунта | Файлы остаются на месте |
| Права | Настраиваются на каждый файл | Задаются участникам диска и наследуются вниз |
| Подходит для | Черновиков и личных заметок | Документов отделов и проектов |
Роли на общем диске
У участника общего диска одна из пяти ролей:
- Менеджер — управляет участниками и настройками диска, может всё остальное.
- Контент-менеджер — добавляет, редактирует, перемещает и удаляет файлы.
- Автор (Contributor) — добавляет и редактирует файлы, но не удаляет и не перемещает их.
- Комментатор — читает и оставляет комментарии.
- Читатель — только просмотр.
Важно: права наследуются вниз и только расширяются. Подпапке можно дать доступ дополнительным людям, но нельзя отнять доступ у участников самого диска. Поэтому секретные данные кладите на отдельный диск, а не в «закрытую» папку внутри общего.
Структура для компании
Не делайте один огромный диск на всех. Удобнее один диск на группу людей с одинаковым доступом:
Общие диски
├── 00 Компания все сотрудники: Читатель
├── Продажи отдел продаж: Контент-менеджер
├── Маркетинг маркетинг: Контент-менеджер, продажи: Читатель
├── Финансы бухгалтерия и руководство
├── HR только HR и руководство
└── Проект Альфа команда проекта, подрядчики: Автор
Внутри диска держите неглубокую структуру: два-три уровня папок, понятные названия, при необходимости префиксы с годом или номером.
Как выдавать доступ
- Выдавайте права группам, а не людям. Создайте группы вроде sales@ или finance@ в Admin console и добавьте их на диск. Новый сотрудник попадает в группу — и сразу получает нужный доступ.
- Минимум менеджеров. Двух человек на диск обычно достаточно: один основной, один резервный.
- Роль Контент-менеджера давайте осознанно. Удаление и перемещение файлов — главные причины «потерянных» документов.
- Раз в квартал проверяйте участников. Уволенные, бывшие подрядчики и случайные гости — частая находка.
Внешний доступ
Администратор задаёт правила в Admin console, а менеджер диска — в его настройках. Что стоит решить:
- можно ли вообще делиться файлами вне организации или только с доверенными доменами;
- могут ли внешние люди быть участниками общего диска;
- разрешены ли ссылки «Доступно всем, у кого есть ссылка».
Для подрядчиков удобнее отдельный проектный диск с ролью Автор: по окончании работы вы просто удаляете их из участников.
Как не потерять файлы при увольнении
- Перенесите рабочие файлы из Моего диска на общий до последнего дня сотрудника.
- Если что-то осталось, администратор может передать данные из Моего диска другому пользователю через Admin console. Сделайте это до удаления аккаунта: после удаления восстановить данные можно лишь ограниченное время.
- Не удаляйте аккаунт сразу: сначала заблокируйте вход, передайте данные и почту, затем удаляйте.
Частые ошибки
- Хранить договоры и отчётность в личном Моём диске руководителя.
- Пытаться закрыть папку внутри общего диска вместо создания отдельного диска.
- Раздавать роль Менеджера всем «на всякий случай».
- Оставлять доступ по ссылке для всех на документах с персональными данными.