Как настроить WhatsApp Business: профиль, каталог и автоответы

Короткий ответ

WhatsApp Business — бесплатное приложение для небольших компаний. Базовая настройка занимает один вечер и сводится к шести шагам: профиль, каталог, ярлыки, приветствие и сообщение об отсутствии, быстрые ответы, короткая ссылка. Почти всё находится в настройках приложения, в разделе «Инструменты для бизнеса».

Перед стартом: какой номер использовать

• Один номер может работать либо в обычном WhatsApp, либо в WhatsApp Business. При переходе на том же телефоне приложение предлагает перенести чаты.
• Лучше завести отдельный рабочий номер, а не личный номер сотрудника: если человек уйдёт, переписка с клиентами останется у компании.
• К аккаунту можно привязать компьютер и другие устройства, поэтому отвечать удобно и с ноутбука.

Шаг 1. Профиль компании

Профиль — это первое, что клиент видит, открыв чат. Заполните все поля:

• название — так, как вас знают клиенты, без лишних слов и эмодзи;
• категория — помогает понять, чем вы занимаетесь;
• описание — одна-две фразы: что вы делаете, для кого и где;
• адрес и часы работы — часы пригодятся для автоответа вне рабочего времени;
• сайт, email, соцсети;
• логотип — квадратный, читаемый в маленьком круге.

Шаг 2. Каталог

Каталог позволяет показывать товары и услуги прямо в чате. Для каждой позиции укажите фото, название, цену, короткое описание, ссылку на сайт и артикул. Объединяйте позиции в коллекции: «Новинки», «Доставка», «Услуги».

Клиент может открыть каталог из профиля, собрать корзину и отправить её вам сообщением. Менеджер, в свою очередь, отправляет карточку товара в чат за пару касаний вместо ручного описания.

Шаг 3. Ярлыки

Ярлыки — цветные метки для чатов. В приложении уже есть набор по умолчанию, но лучше настроить его под ваш процесс продажи:

• Новый клиент
• Ждёт ответа
• Ожидает оплаты
• Оплачено
• Повторный клиент

Чаты фильтруются по ярлыку, и за минуту видно, кому нужно напомнить об оплате или кого не забыть поблагодарить.

Шаг 4. Приветствие и сообщение об отсутствии

Приветственное сообщение отправляется автоматически, когда клиент пишет впервые или после долгого перерыва в переписке. Хорошее приветствие короткое и подсказывает следующий шаг:

Здравствуйте! Это магазин «Пример». Напишите, что вас интересует, или откройте каталог в профиле. Отвечаем с 9:00 до 19:00.

Сообщение об отсутствии можно отправлять всегда, по своему расписанию или только вне часов работы из профиля. Для обоих сообщений выбирается аудитория: все, только те, кого нет в контактах, или конкретные люди.

Пишите честно: не обещайте «ответим за 5 минут», если в выходные никто не отвечает.

Шаг 5. Быстрые ответы

Быстрые ответы — шаблоны, которые вызываются через / в поле ввода. Заведите их для повторяющихся вопросов:

• /price — цены и условия;
• /delivery — доставка и сроки;
• /pay — способы оплаты;
• /address — адрес и ориентир.

К шаблону можно прикрепить фото или видео. Регулярно перечитывайте тексты: устаревшая цена в шаблоне быстро превращается в конфликт.

Шаг 6. Короткая ссылка и QR-код

Клиенту не нужно сохранять ваш номер — достаточно ссылки. В инструментах для бизнеса есть короткая ссылка с QR-кодом и заготовленным текстом. Можно собрать ссылку и вручную: номер в международном формате без «+», пробелов и дефисов:

https://wa.me/998901234567?text=Хочу%20узнать%20о%20доставке

Пробелы в тексте заменяются на %20. Размещайте ссылку в шапке профиля в соцсетях, на сайте, в Telegram-канале, на упаковке и визитках.

Частые ошибки

• приветствие-простыня — клиент не читает длинный текст и всё равно задаёт вопрос;
• каталог без цен или с устаревшими позициями — порождает лишние вопросы;
• ярлыки создали, но не ставят — тогда это просто цветные кружки;
• личный номер менеджера — при увольнении теряется вся история общения.

Когда операторов становится много, нужна интеграция с CRM, чат-бот или массовые уведомления, приложения перестаёт хватать — следующий шаг это WhatsApp Business Platform с API.