Google Sheets da oddiy CRM qanday yaratiladi

Jadvaldagi CRM ga nima kerak

Oddiy CRM uchta savolga javob beradi: lidlarimiz kimlar, har biri qaysi bosqichda va keyin kim nima qiladi. Agar jadval birinchi kundan intizom bilan tuzilsa, Google Sheets kichik jamoa uchun bu vazifani yaxshi bajaradi.

Minimal to‘plam:

1. «Lidlar» varag‘i: bitta qator — bitta lid, qat’iy ustunlar.
2. «Ro‘yxatlar» varag‘i: ochiluvchi ro‘yxatlar uchun statuslar, manbalar, menejerlar.
3. «Dashboard» varag‘i: formulalar bilan hisoblangan raqamlar.
4. Eslatmalar: muddati o‘tgan aloqalarni ajratib ko‘rsatish va, xohishga ko‘ra, har kuni ertalab xat.

Lidlar jadvalining tuzilmasi

Birinchi liddan oldin ustunlar bo‘yicha kelishib oling va keyin ixtiyoriy ustunlar qo‘shmang.

Keyinchalik vaqtni tejaydigan qoidalar:

• Bitta qator — bitta lid. Kataklarni birlashtirmang va bitta qatorga ikkita kontakt yozmang.
• Sarlavha qatorini qotiring (View → Freeze) va filtrni yoqing.
• Tarixni alohida yuriting. Katakka izoh yoki lid ID, sana va qayd bilan alohida «Aloqalar» varag‘i asosiy jadvalni o‘qiladigan holda saqlaydi.

Ochiluvchi statuslar

G ustunini belgilang, Data → Data validation ni oching, «Dropdown (from a range)» ni tanlang va «Ro‘yxatlar» varag‘idagi statuslar ro‘yxatini ko‘rsating. Odatiy voronka:

• Yangi
• Bog‘lanildi
• Taklif yuborildi
• Muzokara
• Muvaffaqiyatli
• Rad etildi

Hech kim «ishlanmoqda» deb qo‘lda yozmasligi uchun noto‘g‘ri kiritishni rad etish ni yoqing. Manba va menejer uchun ham shunday qiling. Ochiluvchi ro‘yxatlarsiz dashboard formulalari xato yozilgan qatorlarni o‘tkazib yuboradi.

Aloqa eslatmalari

Eng oddiy eslatma — shartli formatlash. A2:K ni belgilang, Format → Conditional formatting → Custom formula is ni tanlang:

=AND($I2<>"", $I2<=TODAY(), $G2<>"Muvaffaqiyatli", $G2<>"Rad etildi")

Muddati o‘tgan yoki bugungi aloqali qatorlar ajralib turadi. Har bir menejer uchun «Mening aloqalarim» filter view ini qo‘shing (Data → Filter views): uning ismi bo‘yicha saralash va keyingi aloqa sanasi bo‘yicha tartiblash.

Har kuni ertalab xat kerak bo‘lsa, vaqt bo‘yicha triggerli qisqa Apps Script yetarli:

function remindFollowUps() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Lidlar');
  const rows = sheet.getDataRange().getValues().slice(1);
  const today = new Date();
  today.setHours(23, 59, 59, 999);
  const due = rows.filter(r => r[8] instanceof Date && r[8] <= today && !['Muvaffaqiyatli', 'Rad etildi'].includes(r[6]));
  if (due.length) {
    MailApp.sendEmail('sales@example.com', 'Bugungi aloqalar',
      due.map(r => `${r[2]} (${r[3]}), ${r[4]}, ${r[7]}`).join('\n'));
  }
}

Uni Extensions → Apps Script orqali qo‘ying, ruxsatlarni berish uchun bir marta ishga tushiring, so‘ng Triggers bo‘limida kunlik trigger qo‘shing.

Umumiy dashboard

«Dashboard» varag‘ida asosiy raqamlarni o‘zi yangilanishi uchun formulalar bilan hisoblang:

Status bo‘yicha lidlar:   =COUNTIF(Lidlar!G:G, "Yangi")
Muvaffaqiyatli summa:     =SUMIFS(Lidlar!K:K, Lidlar!G:G, "Muvaffaqiyatli")
Menejerdagi ochiqlar:     =COUNTIFS(Lidlar!H:H, "Aziz", Lidlar!G:G, "<>Muvaffaqiyatli", Lidlar!G:G, "<>Rad etildi")
Muddati o‘tgan aloqalar:  =COUNTIFS(Lidlar!I:I, "<"&TODAY(), Lidlar!G:G, "<>Muvaffaqiyatli", Lidlar!G:G, "<>Rad etildi")
Konversiya:               muvaffaqiyatli / (muvaffaqiyatli + rad etilgan), yuqoridagi kataklardan

«Menejer × status» jadvali uchun QUERY yoki pivot jadval mos keladi: =QUERY(Lidlar!A:K, "select H, G, count(A) where A is not null group by H, G", 1). Manbalar bo‘yicha diagramma qaysi kanal lid olib kelayotganini ko‘rsatadi.

Kirish huquqlari

• Kirishni havola orqali emas, email orqali bering. «Havolasi bor har kim» kirishi — mijoz ma’lumotlari sizib chiqishining eng ko‘p uchraydigan yo‘li.
• Muharrirlar — faqat savdo bo‘limi, rahbariyatga — ko‘rish huquqi.
• «Ro‘yxatlar» va «Dashboard» varaqlarini hamda sarlavha qatorini himoyalang (Data → Protect sheets and ranges).
• Versiyalar tarixi (File → Version history) tasodifiy o‘chirishdan keyin ma’lumotni tiklash imkonini beradi.

Yodda tuting: Google Sheets alohida qatorlarni muharrirdan yashira olmaydi. Agar menejerlar bir-birining mijozlarini ko‘rmasligi kerak bo‘lsa, jadval o‘z chegarasiga yetgan.

Haqiqiy CRM ga o‘tish vaqti kelganining belgilari

• Bir nechta menejer jadvalni bir vaqtda tahrirlaydi va bir-birining o‘zgarishlarini ustidan yozadi.
• Qo‘ng‘iroqlar, messenjerlar va pochta avtomatik ravishda lidga bog‘lanishi kerak.
• Muloqot tarixi endi izohlarga sig‘maydi.
• Kirishni mijozlar, bo‘limlar yoki filiallar bo‘yicha cheklash kerak.
• Vazifalar, eslatmalar va hisobotlarni yuritishga savdodan ko‘ra ko‘proq vaqt ketadi.
• Jadval sekinlashadi, formulalar esa tuzilmadagi har bir o‘zgarishdan keyin buziladi.

Yaxshi xabar: qat’iy ustunli va ochiluvchi ro‘yxatli toza jadval har qanday CRM ga deyarli tayyorgarliksiz import qilinadi.