Как сделать простую CRM в Google Таблицах

Что нужно CRM в таблице

Простая CRM отвечает на три вопроса: кто наши лиды, на каком этапе каждый и кто что делает дальше. Google Таблицы справляются с этим для небольшой команды, если таблицу с первого дня строить дисциплинированно.

Минимальный набор:

1. Лист «Лиды»: одна строка — один лид, фиксированные столбцы.
2. Лист «Справочники»: статусы, источники, менеджеры для выпадающих списков.
3. Лист «Дашборд»: цифры, посчитанные формулами.
4. Напоминания: подсветка просроченных касаний и, по желанию, письмо каждое утро.

Структура таблицы лидов

Договоритесь о столбцах до первого лида и не добавляйте потом произвольные.

Правила, которые сэкономят время потом:

• Одна строка — один лид. Не объединяйте ячейки и не пишите два контакта в одну строку.
• Закрепите строку заголовков («Вид» → «Закрепить») и включите фильтр.
• Историю ведите отдельно. Примечание к ячейке или отдельный лист «Касания» с ID лида, датой и заметкой сохраняют основную таблицу читаемой.

Выпадающие статусы

Выделите столбец G, откройте «Данные» → «Настроить проверку данных», выберите «Раскрывающийся список (из диапазона)» и укажите список статусов на листе «Справочники». Типичная воронка:

• Новый
• Связались
• КП отправлено
• Переговоры
• Успешно
• Отказ

Включите запрет неверного ввода, чтобы никто не написал «в работе» вручную. То же сделайте для источника и менеджера. Без выпадающих списков формулы дашборда пропустят строки с опечатками.

Напоминания о касаниях

Самое простое напоминание — условное форматирование. Выделите A2:K, выберите «Формат» → «Условное форматирование» → «Ваша формула»:

=AND($I2<>""; $I2<=TODAY(); $G2<>"Успешно"; $G2<>"Отказ")

Строки с просроченным или сегодняшним касанием подсветятся. Для каждого менеджера добавьте режим фильтрации «Мои касания» («Данные» → «Режимы фильтрации»): отбор по его имени и сортировка по дате следующего контакта.

Если нужно письмо каждое утро, хватит короткого Apps Script с триггером по времени:

function remindFollowUps() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Лиды');
  const rows = sheet.getDataRange().getValues().slice(1);
  const today = new Date();
  today.setHours(23, 59, 59, 999);
  const due = rows.filter(r => r[8] instanceof Date && r[8] <= today && !['Успешно', 'Отказ'].includes(r[6]));
  if (due.length) {
    MailApp.sendEmail('sales@example.com', 'Касания на сегодня',
      due.map(r => `${r[2]} (${r[3]}), ${r[4]}, ${r[7]}`).join('\n'));
  }
}

Вставьте его через «Расширения» → «Apps Script», запустите один раз, чтобы выдать разрешения, затем добавьте ежедневный триггер в разделе «Триггеры».

Сводный дашборд

На листе «Дашборд» считайте ключевые цифры формулами, чтобы они обновлялись сами:

Лиды по статусу:        =COUNTIF(Лиды!G:G; "Новый")
Сумма успешных:         =SUMIFS(Лиды!K:K; Лиды!G:G; "Успешно")
Открытые у менеджера:   =COUNTIFS(Лиды!H:H; "Азиз"; Лиды!G:G; "<>Успешно"; Лиды!G:G; "<>Отказ")
Просроченные касания:   =COUNTIFS(Лиды!I:I; "<"&TODAY(); Лиды!G:G; "<>Успешно"; Лиды!G:G; "<>Отказ")
Конверсия:              успешные / (успешные + отказы), из ячеек выше

Для таблицы «менеджер × статус» подойдёт QUERY или сводная таблица: =QUERY(Лиды!A:K; "select H, G, count(A) where A is not null group by H, G"; 1). Диаграмма по источникам покажет, какой канал приносит лиды.

Права доступа

• Открывайте доступ по email, а не по ссылке. Доступ «всем, у кого есть ссылка» — самый частый путь утечки клиентских данных.
• Редакторы — только отдел продаж, руководству — просмотр.
• Защитите листы «Справочники» и «Дашборд» и строку заголовков («Данные» → «Защитить листы и диапазоны»).
• История версий («Файл» → «История версий») позволяет восстановить данные после случайного удаления.

Учтите: Google Таблицы не умеют скрывать отдельные строки от редактора. Если менеджеры не должны видеть клиентов друг друга, таблица упёрлась в свой потолок.

Признаки, что пора на настоящую CRM

• Несколько менеджеров одновременно правят таблицу и перезаписывают друг друга.
• Нужно, чтобы звонки, мессенджеры и почта автоматически привязывались к лиду.
• История общения больше не помещается в комментарии.
• Доступ нужно ограничивать по клиентам, отделам или филиалам.
• На поддержку задач, напоминаний и отчётов уходит больше времени, чем на продажи.
• Таблица тормозит, а формулы ломаются после каждого изменения структуры.

Хорошая новость: чистая таблица с фиксированными столбцами и выпадающими списками импортируется в любую CRM почти без подготовки.