CRM для агентства недвижимости: объекты, заявки и сделки

Чем CRM для недвижимости отличается от обычной

Обычная CRM для продаж ведёт «лид и сделку». Агентство работает с двумя сторонами сразу: с собственниками, которые выставляют объекты, и с покупателями или арендаторами, которые ищут. CRM должна их соединять. Её ядро — три связанных объекта:

• Объект — недвижимость со всеми параметрами, фото и условиями собственника.
• Заявка — что ищет покупатель или арендатор: бюджет, район, комнаты, сроки.
• Сделка — конкретный покупатель плюс конкретный объект, которые движутся по этапам к договору.

Если в системе только контакты и сделки, подбор происходит в голове агента и в переписке. Именно это и убирает правильная настройка.

Как хранить объекты

Объект должен быть структурированными данными, а не свободным текстом. В полезной карточке есть:

• Тип и операция: квартира, дом, коммерция, участок; продажа или аренда.
• Расположение: район, адрес, координаты для поиска по карте.
• Параметры: площадь, комнаты, этаж и этажность, состояние, тип дома, год постройки.
• Цена и условия: цена, торг, условия комиссии с собственником.
• Медиа: фото, планировка, видео, документы.
• Собственник и эксклюзив: контакт, тип договора, дата его окончания.
• Статус: черновик, активен, в брони, продан, снят.

Используйте справочники (фиксированные списки) для района, состояния и типа дома. Свободный текст в этих полях потом ломает фильтры и подбор.

Добавьте проверку дублей по адресу и параметрам: одну и ту же квартиру часто заводят два агента.

Подбор объектов под покупателей

Когда заявка использует те же поля, что и объект, подбор превращается в запрос:

1. Агент сохраняет заявку с диапазонами: цена от–до, комнаты, районы, обязательные условия.
2. CRM сразу показывает подходящие активные объекты.
3. Когда появляется новый объект или снижается цена, система находит подходящие заявки и уведомляет агентов или самих клиентов.

Практические советы:

• Разделяйте жёсткие критерии (бюджет, район) и мягкие (балкон, парковка) и сортируйте по числу совпавших мягких.
• Фиксируйте, какие объекты уже отправлены клиенту, чтобы он не получал одно и то же дважды.
• Дайте клиенту отметить «интересно / не интересно» по ссылке — это уточняет следующие подборки.

Воронки агентов

Задайте этапы, которые отражают реальную работу, например:

Затем сделайте воронку управляемой:

• Правила распределения заявок: по району, типу объекта или по очереди.
• Обязательные поля на этапах: нельзя перейти в «Задаток» без суммы и даты.
• Задачи и сроки: у каждой активной сделки есть следующий шаг.
• Причины потери из списка, чтобы руководитель видел, почему срываются сделки.
• Права доступа: агент видит свои сделки, руководитель — команду.

Автоматизация показов

Показы съедают большую часть времени агента. Автоматизируйте рутину вокруг них:

• Бронируйте слот в общем календаре, связанном с объектом и сделкой.
• Отправляйте клиенту подтверждение и напоминание с адресом и точкой на карте по SMS или в мессенджер.
• Уведомляйте собственника, если это предусмотрено договором.
• После показа просите агента кратко зафиксировать результат: интересно, думает, отказ и почему.
• Автоматически создавайте задачу на следующий контакт.

Со временем журнал показов покажет объекты, которые смотрят, но не покупают, — сигнал, что нужно работать с ценой или подачей.

Расчёт комиссий

Споры о комиссиях — частый источник конфликтов. Перенесите правила в CRM:

• Храните правило комиссии в объекте или сделке: процент, фиксированная сумма, кто платит.
• Задайте распределение: агент объекта, агент покупателя, рекомендатель, доля агентства.
• Считайте суммы автоматически при закрытии сделки по итоговой цене.
• Отслеживайте статус оплаты: ожидается, получена, выплачена агенту.
• Формируйте отчёты за период по агентам и офисам.

Простая формула по сделке может выглядеть так:

commission = final_price * commission_rate
agent_payout = commission * agent_share
agency_income = commission - sum(all_payouts)

Какие интеграции стоит добавить

• Порталы объявлений: выгрузка объектов в формате фида портала и загрузка заявок обратно.
• Сайт и формы: заявки попадают в CRM с указанием источника.
• Телефония: звонки записываются и сохраняются в карточке клиента.
• Мессенджеры: переписка привязана к контакту, а не к личному телефону агента.

Последний пункт важен: когда агент уходит, клиенты и история остаются в агентстве.