CRM для учебного центра: заявки, группы и оплаты
Практика3 минРедакция Innovialabs
Коротко
CRM учебного центра должна вести ученика по всему пути — заявка, пробный урок, зачисление в группу, посещаемость, ежемесячная оплата и напоминание о долге — и связывать эти этапы между собой автоматически.
Короткий ответ
Обычная CRM для продаж заканчивается на «сделка выиграна». В учебном центре всё только начинается: ученик ходит месяцами, платит каждый месяц, пропускает занятия и переходит между группами. Поэтому CRM для учебного центра должна покрывать весь цикл:
- Заявка с сайта, из мессенджера, соцсетей или по звонку.
- Пробный урок: запись, напоминание, отметка о приходе.
- Зачисление в группу с учётом расписания, уровня и свободных мест.
- Посещаемость: преподаватель отмечает учеников на каждом занятии.
- Оплаты: ежемесячные начисления, скидки, частичные оплаты.
- Долги: автоматические напоминания ученику или родителю.
Этап 1. Заявки и пробный урок
- Все каналы собираются в одну воронку: форма на сайте, Telegram-бот, звонки, Instagram.
- У каждой заявки есть источник — так видно, какая реклама приводит учеников.
- Менеджер записывает на пробный урок прямо из карточки: выбирает группу или преподавателя и время.
- За день и за пару часов до урока уходит напоминание.
- После урока статус меняется: пришёл, не пришёл, думает, записался.
Типичная воронка: Новая заявка → Связались → Записан на пробный → Пришёл → Оплатил → В группе.
Этап 2. Группы и расписание
Группа — центральная сущность учебного центра. В ней связаны:
- курс и уровень;
- преподаватель и аудитория;
- расписание занятий;
- лимит мест и список учеников;
- тариф: стоимость месяца или пакета занятий.
CRM должна показывать свободные места, не давать поставить две группы в одну аудиторию и позволять переводить ученика в другую группу, сохраняя историю оплат.
Этап 3. Посещаемость
Преподаватель отмечает присутствие с телефона за несколько секунд. Что это даёт:
- родители видят пропуски и получают уведомления;
- менеджер замечает учеников, которые начали пропускать подряд, и звонит до того, как они уйдут;
- при оплате за занятия списание идёт по факту посещения;
- зарплату преподавателя можно считать по проведённым урокам.
Этап 4. Ежемесячные оплаты
| Модель | Как работает | Что нужно от CRM |
|---|---|---|
| Абонемент на месяц | Фиксированная сумма за календарный месяц | Автоначисление в начале месяца |
| Пакет занятий | Оплачено N уроков, списываются по посещению | Учёт остатка занятий |
| Курс целиком | Одна оплата или рассрочка | График платежей |
Полезные функции: скидки (за брата или сестру, за оплату вперёд), перерасчёт за пропуски по уважительной причине, онлайн-оплата по ссылке через местные платёжные системы, чеки и выгрузка в бухгалтерию.
Этап 5. Напоминания о долгах
- За несколько дней до даты оплаты — мягкое напоминание.
- В день оплаты — сообщение со ссылкой на оплату.
- Если оплаты нет — повторное напоминание и задача менеджеру позвонить.
- Для детских групп напоминания уходят родителю, а не ребёнку.
Удобнее всего это работает через Telegram-бота: родитель видит расписание, посещаемость, баланс и оплачивает в пару нажатий.
Какие варианты CRM подходят
| Вариант | Когда подходит | Ограничения |
|---|---|---|
| Специализированная CRM для учебных центров | Стандартные процессы, нужно быстро запуститься | Сложно изменить логику под себя |
| Универсальная CRM с доработками | Уже есть CRM для продаж, нужны группы и оплаты | Группы и абонементы придётся настраивать |
| Собственная разработка | Сеть филиалов, нестандартные тарифы, своё приложение | Дольше и дороже на старте |
Начинать стоит с готового решения, если процессы типовые. О собственной системе есть смысл думать, когда готовые CRM мешают росту: не поддерживают ваши тарифы, филиалы или интеграции.
Частые ошибки
- Вести продажи в CRM, а оплаты — в таблице: данные расходятся.
- Не фиксировать источник заявки.
- Не отмечать посещаемость, из-за чего не видно, кто собирается уйти.
- Напоминать о долге вручную и нерегулярно.