Как вести управление проектами в Notion
Практика4 минРедакция Innovialabs
Коротко
Управление проектами в Notion строится на трёх связанных базах — Проекты, Задачи и Спринты — с понятными статусами, ответственными и датами; поверх них собираются таймлайн и дашборды, а для сложных процессов разработки лучше подходит специализированный трекер.
Короткий ответ
Для управления проектами в Notion достаточно трёх связанных баз данных:
- Проекты — крупные цели с датами и владельцем.
- Задачи — конкретная работа с исполнителем, сроком и статусом.
- Спринты — короткие периоды, в которые команда берёт задачи.
Базы связываются через relations, а поверх них строятся представления: доска задач, таймлайн проектов и дашборд для каждого участника. Шаблон Notion Projects и встроенная настройка спринтов дают похожую схему из коробки — ниже логика, по которой её стоит собрать или проверить.
База «Проекты»
| Свойство | Тип | Комментарий |
|---|---|---|
| Название | Title | «Редизайн сайта» |
| Статус | Status | Планирование, В работе, На паузе, Завершён |
| Владелец | Person | Один человек отвечает за результат |
| Сроки | Date (диапазон) | Начало и конец для таймлайна |
| Приоритет | Select | Высокий, Средний, Низкий |
| Задачи | Relation | Двусторонняя связь с «Задачами» |
| Прогресс | Rollup | Процент задач в группе Complete |
База «Задачи»
| Свойство | Тип | Комментарий |
|---|---|---|
| Название | Title | Глагол + результат: «Сверстать форму заявки» |
| Статус | Status | Бэклог, К работе, В работе, На ревью, Готово |
| Исполнитель | Person | Один ответственный |
| Срок | Date | Дедлайн |
| Проект | Relation | Связь с «Проектами» |
| Спринт | Relation | Связь со «Спринтами» |
| Оценка | Number или Select | Часы или story points |
| ID | ID | Номер задачи для ссылок в чатах |
Правило: один исполнитель на задачу. Если работают двое, задачу стоит разделить.
База «Спринты»
| Свойство | Тип | Комментарий |
|---|---|---|
| Название | Title | «Спринт 12» |
| Даты | Date (диапазон) | Обычно одна-две недели |
| Задачи | Relation | Связь с «Задачами» |
| Текущий | Formula | Отмечает активный спринт |
| Выполнено | Rollup | Процент выполненных задач |
Формула для свойства «Текущий»:
dateStart(prop("Даты")) <= today() and dateEnd(prop("Даты")) >= today()
Тогда в «Задачах» формула ниже отметит задачи активного спринта, и по ней удобно фильтровать доску:
prop("Спринт").filter(current.prop("Текущий")).length() > 0
Представления, которые нужны каждый день
- Доска спринта — задачи, сгруппированные по статусу, фильтр «в текущем спринте».
- Мои задачи — фильтр
Исполнитель contains Me, статус не «Готово», сортировка по сроку. - Бэклог — задачи без спринта, сортировка по приоритету. Отсюда берут работу на планировании.
- Таймлайн проектов — база «Проекты» в представлении Timeline по свойству «Сроки». В таймлайне можно включить зависимости между записями.
- Календарь сроков — задачи по свойству «Срок».
Дашборды
Дашборд — обычная страница со связанными представлениями (/linked view of database). Вариант для руководителя:
- проекты в работе с прогрессом;
- просроченные задачи по всем проектам;
- задачи на ревью;
- загрузка по исполнителям — таблица задач текущего спринта, сгруппированная по исполнителю.
Для участника: «Мои задачи», «Сегодня и просрочено», «Мои проекты». Если в вашем тарифе есть представление-диаграмма (chart), его удобно использовать для статусов и загрузки.
Ритм работы
- Планирование: из бэклога задачи переносятся в спринт через свойство «Спринт».
- Ежедневно: каждый обновляет статусы на доске спринта.
- Ревью: незавершённые задачи переносятся в следующий спринт или возвращаются в бэклог.
- Автоматизации базы данных (на платных тарифах) берут рутину: например, проставляют дату при переходе в «Готово» или уведомляют исполнителя.
Ограничения по сравнению с трекерами
Notion закрывает многие задачи, но у специализированных трекеров вроде Jira, Linear или YouTrack есть то, чего здесь нет или что делается обходными путями:
- Жёсткий workflow: в Notion нельзя запретить перевод задачи из «Бэклога» сразу в «Готово».
- Отчёты Agile: burndown, velocity и cycle time придётся собирать вручную или во внешних инструментах.
- Связь с кодом: ветки, коммиты и pull requests интегрированы слабее.
- Масштаб: на очень больших базах задач интерфейс замедляется.
- Права на уровне задач ограничены по сравнению с корпоративными трекерами.
Notion хорошо подходит небольшим командам, агентствам, маркетингу и операционным процессам. Если разработчиков много и процесс строгий, используйте трекер для задач, а Notion — для документации.