Базы данных в Notion: свойства, представления и связи
Практика4 минРедакция Innovialabs
Коротко
База данных в Notion — это набор страниц с типизированными свойствами; правильно выбранные свойства дают фильтры и сортировку, представления показывают одни и те же данные под разные задачи, а relations связывают базы между собой без дублирования.
Суть за минуту
База данных в Notion — это коллекция страниц, у каждой из которых есть одинаковый набор свойств (properties). Одни и те же записи можно показать в разных представлениях (views): таблица для учёта, доска для статусов, календарь для сроков. Relations связывают записи разных баз, например задачи с проектами, чтобы не копировать данные.
Работает правило: сначала продумайте свойства, потом стройте представления.
Шаг 1. Создайте базу
- На пустой странице наберите
/databaseи выберите Database – Full page или Database – Inline. - Полностраничная база удобна как самостоятельный раздел («Задачи», «Клиенты»). Встроенная — когда таблица живёт внутри документа.
- Дайте базе понятное имя во множественном числе: «Задачи», «Проекты», «Сотрудники».
Каждая строка базы — полноценная страница: внутри можно писать текст, вставлять чек-листы и файлы.
Шаг 2. Выберите типы свойств
Тип свойства определяет, как по нему можно фильтровать и сортировать. Основные типы:
| Тип | Для чего | Пример |
|---|---|---|
| Title | Название записи, есть всегда | «Сверстать лендинг» |
| Status | Этапы работы с группами To-do / In progress / Complete | Бэклог, В работе, Готово |
| Select | Одно значение из списка | Приоритет: Высокий |
| Multi-select | Несколько тегов | Фронтенд, Дизайн |
| Person | Участник рабочего пространства | Исполнитель |
| Date | Дата или диапазон дат | Срок, Период спринта |
| Number | Числа с форматом: валюта, проценты | Бюджет |
| Checkbox | Да/нет | Оплачено |
| Files & media | Вложения | Договор в PDF |
| URL / Email / Phone | Контакты и ссылки | Сайт клиента |
| Relation / Rollup / Formula | Связи и вычисления | Проект, Прогресс |
Также есть системные свойства: Created time, Created by, Last edited time и ID для уникальных номеров.
Практические правила:
- Для этапов работы используйте Status, а не Select: он группирует значения и лучше работает с досками.
- Не храните исполнителя текстом — только Person, иначе не будет фильтра «Мои задачи».
- Если значений больше десятка и они постоянно добавляются, это, скорее всего, отдельная база и relation, а не Select.
Шаг 3. Настройте представления
Нажмите + рядом с названием текущего представления и выберите тип. У каждого представления свои фильтры, сортировка, группировка и набор видимых свойств — данные при этом общие.
- Table — полный учёт, массовое редактирование.
- Board — доска Kanban, группировка по Status или Select. Карточка перетаскивается между колонками, и статус меняется сам.
- Calendar — записи по свойству Date. Подходит для сроков и контент-планов.
- Timeline — полосы по диапазону дат, удобно для роадмапа.
- List и Gallery — компактный список и карточки с обложками.
Фильтры, которые стоит сделать сразу
- «Мои задачи»:
Исполнитель→contains→Me. Каждый участник увидит своё. - «Просрочено»:
Срок→is before→TodayиStatus→is not→Готово. - «На этой неделе»:
Срок→is within→This week.
Фильтры можно объединять в группы AND / OR через Advanced filter. Называйте представления по смыслу: «Мои задачи», «Доска команды», «Сроки».
Шаг 4. Свяжите базы через relations
Пример: базы «Проекты» и «Задачи».
- В базе «Задачи» добавьте свойство Relation и выберите базу «Проекты».
- Включите опцию показа связи в связанной базе, чтобы связь стала двусторонней: в каждом проекте появится список его задач.
- Укажите лимит: одна задача — один проект, если так устроен процесс.
Теперь на основе relation можно добавить Rollup в «Проекты»: например, количество задач или процент выполненных.
Связанные представления
На странице проекта вставьте /linked view of database, выберите «Задачи» и отфильтруйте по текущему проекту. Так внутри проекта появится его собственная доска задач.
Частые ошибки
- Одна база на всё. Задачи, клиенты и заметки в одной таблице быстро становятся неуправляемыми.
- Копии баз для каждой команды. Лучше одна база и разные представления с фильтрами.
- Слишком много свойств. Показывайте в каждом представлении только нужные, остальные скройте.
- Текст вместо типа. Даты строкой и людей текстом не отфильтровать.