Как перенести корпоративную почту к новому провайдеру без потери писем

Коротко: почему письма теряются и как этого избежать

Письма при переезде теряются по трём причинам: забыли про какой-то адрес, не перенесли архив или во время переключения часть почты ушла на старый сервер, который уже отключили. Надёжный план закрывает все три:

1. Инвентаризация — что именно переезжает.
2. Подготовка нового провайдера — ящики, алиасы, DKIM.
3. Предварительное копирование старой почты.
4. Переключение MX при низком TTL.
5. Финальная синхронизация и период, когда работают оба сервера.
6. Очистка SPF и отключение старой почты.

Шаг 1. Инвентаризация

Составьте таблицу всего, что связано с почтой:

• Ящики сотрудников и их объём;
• алиасы и группы: info@, sales@, hr@ — кто их получает;
• правила пересылки и автоответы;
• общие ящики и делегированный доступ;
• сервисы, отправляющие почту от имени домена: сайт, CRM, бухгалтерия, рассылки, сканеры и принтеры;
• текущие DNS-записи: MX, SPF, DKIM, DMARC, autodiscover.

Именно забытые алиасы и сервисы чаще всего становятся источником «пропавших» писем.

Шаг 2. Подготовьте нового провайдера

• Подтвердите домен у нового провайдера, но MX пока не меняйте.
• Создайте все ящики, алиасы и группы по таблице.
• Сгенерируйте DKIM-ключ нового провайдера и опубликуйте его в DNS. Обычно у разных провайдеров разные селекторы, поэтому старый и новый ключи могут жить одновременно.
• Добавьте нового провайдера в SPF, не удаляя старого: v=spf1 include:<старый> include:<новый> ~all.

Шаг 3. Снизьте TTL заранее

TTL определяет, сколько времени DNS-серверы по всему миру кэшируют запись. Если у MX TTL сутки, после смены часть отправителей ещё сутки будет слать почту на старый сервер.

Снизьте TTL записи MX до нескольких минут заранее — минимум за срок, равный текущему TTL. Тогда к моменту переключения кэши обновятся быстро.

Шаг 4. Скопируйте старую почту

Есть два основных способа:

• Инструменты импорта провайдера. У Google Workspace, Microsoft 365 и Яндекс 360 есть встроенные средства миграции по IMAP. Это проще всего для небольших команд.
• imapsync — универсальная утилита, которая копирует папки и письма между двумя IMAP-серверами и при повторном запуске докачивает только новое:

imapsync \
  --host1 imap.old-provider.com --user1 user@company.uz --passfile1 old.pass --ssl1 \
  --host2 imap.new-provider.com --user2 user@company.uz --passfile2 new.pass --ssl2

Пароли храните в файлах, а не в командной строке, и удалите их после миграции. Крупные ящики копируйте заранее — первый проход может занять много времени.

Учтите: IMAP переносит только письма. Контакты, календари и правила фильтрации переносятся отдельно — экспортом или средствами нового провайдера.

Шаг 5. Переключите MX

• Выберите тихое время: вечер или выходные.
• Замените MX-записи на записи нового провайдера и удалите старые.
• Проверьте, что ответ DNS изменился: nslookup -type=mx company.uz.
• Отправьте тестовые письма с внешних адресов на основные ящики и алиасы.

Шаг 6. Письма, пришедшие во время переключения

Пока кэши обновляются, часть писем ещё попадает на старый сервер. Поэтому:

• не отключайте старые ящики несколько дней после смены MX;
• запустите повторную синхронизацию (imapsync или повторный импорт) — она докопирует новые письма;
• только после этого закрывайте старую подписку.

Шаг 7. Сотрудники и финальная уборка

Заранее разошлите сотрудникам короткую инструкцию: дату переезда, как войти в новую почту, новые настройки IMAP/SMTP, нужен ли пароль приложения и что сделать с почтой на телефоне.

После переезда:

• уберите старого провайдера из SPF, а его DKIM-запись удалите;
• верните TTL к обычному значению;
• обновите SMTP-настройки сайта, CRM и других сервисов;
• проверьте отчёты DMARC: нет ли легитимных отправителей, которые не проходят проверку.