Чек-лист ИТ при приёме и увольнении сотрудника
Практика4 минРедакция Innovialabs
Коротко
При приёме сотрудник должен получить готовые аккаунты, устройство, нужные доступы и лицензии по заранее составленному списку, а при уходе — те же пункты в обратном порядке: отключение доступов в день ухода, передача данных и возврат техники.
Короткий ответ
ИТ-онбординг и офбординг — это один и тот же список, пройденный в две стороны. Если вы точно знаете, что выдали человеку, вы точно знаете, что забрать. Поэтому главное правило простое: всё, что выдаётся сотруднику, фиксируется в одном месте — таблице, тикет-системе или HR-системе.
Без такого списка типичная картина выглядит так: новичок первую неделю ждёт доступы, а бывший сотрудник через месяц после ухода всё ещё может зайти в CRM или общий диск.
Что подготовить до первого дня
Заявка в ИТ должна приходить от руководителя или HR заранее, с указанием должности, отдела и даты выхода. По должности удобно иметь шаблон ролей: менеджеру по продажам нужен один набор систем, бухгалтеру — другой.
Аккаунты:
- корпоративная почта и учётная запись в основной системе (Google Workspace, Microsoft 365 или локальный домен);
- мессенджер и рабочие чаты;
- CRM, 1С, таск-трекер и другие системы по роли;
- менеджер паролей с доступом к нужным общим хранилищам.
Устройства:
- ноутбук или ПК с актуальной ОС, обновлениями, антивирусом и шифрованием диска;
- телефон, гарнитура, монитор, пропуск — если положено;
- запись в реестре техники: модель, серийный номер, кому выдано, дата.
Доступы и лицензии:
- права только по роли — принцип минимальных привилегий, без «дадим админку, чтобы не дёргал»;
- общие папки, группы рассылки, VPN, Wi-Fi;
- платные лицензии — учитывайте, кому они назначены, чтобы потом их не забыть.
Чек-лист первого дня
| Пункт | Кто отвечает |
|---|---|
| Выдать устройство и записать серийный номер | ИТ |
| Помочь войти в аккаунт и сменить временный пароль | ИТ |
| Включить двухфакторную аутентификацию (2FA) | ИТ + сотрудник |
| Проверить доступ к почте, чатам и рабочим системам | сотрудник |
| Коротко рассказать о правилах безопасности: фишинг, пароли, куда сообщать о проблемах | ИТ |
| Подписать акт приёма техники | сотрудник + ИТ |
Временный пароль нужно передавать отдельно от логина и требовать его смены при первом входе.
Чек-лист при уходе сотрудника
Офбординг начинается не в последний день, а с момента, когда известна дата ухода.
До ухода:
- согласовать с руководителем, кому передаются почта, файлы, клиенты и задачи;
- перенести файлы из личных папок в общие или передать владение документами;
- выяснить, к каким внешним сервисам у сотрудника есть доступ: соцсети компании, рекламные кабинеты, домены, хостинг.
В день ухода:
- заблокировать (не удалять сразу) основной аккаунт — это сразу отключит вход во многие связанные сервисы через SSO;
- завершить активные сессии на всех устройствах;
- отключить VPN, удалённый доступ, пропуск;
- удалить из рабочих чатов и групп;
- сменить общие пароли, которые он знал: Wi-Fi, общие аккаунты, сейфы;
- забрать ноутбук, телефон и аксессуары по акту.
После ухода:
- настроить автоответ или переадресацию почты на ответственного;
- освободить лицензии и переназначить их;
- через оговорённый срок удалить аккаунт по вашим правилам хранения данных;
- проверить, что устройство очищено перед повторной выдачей.
Частые ошибки
- Удаление аккаунта сразу. Вместе с ним пропадают почта и файлы. Сначала блокировка и передача данных.
- Забытые внешние сервисы. Рекламный кабинет или аккаунт домена, зарегистрированный на личную почту сотрудника, — частая проблема. Регистрируйте всё на корпоративные адреса.
- Общие пароли без смены. Пароль от Wi-Fi, известный бывшему сотруднику, остаётся открытой дверью.
- Нет реестра техники. Без записи о выдаче сложно потребовать возврат.
- Права накапливаются. При переходе внутри компании старые доступы забывают отозвать. Пересматривайте права хотя бы периодически.
Как упростить процесс
- Используйте единый вход (SSO): одна блокировка закрывает большую часть доступов.
- Назначайте права через группы, а не каждому человеку вручную.
- Ведите шаблоны ролей и обновляйте их при появлении новой системы.
- Автоматизируйте заявки: форма от HR создаёт задачу в ИТ с готовым списком.