Kichik kompaniyada IT aktivlarni hisobga olish: nimani va nima uchun

IT aktivlarni hisobga olish nima

IT aktivlarni hisobga olish (IT Asset Management, ITAM) — kompaniya IT da foydalanadigan hamma narsaning yagona dolzarb reyestrini yuritish amaliyoti:

• uskunalar — noutbuklar, kompyuterlar, monitorlar, telefonlar, routerlar, kommutatorlar, NAS, printerlar, kameralar;
• dasturlar va litsenziyalar — ofis paketlari, buxgalteriya va dizayn dasturlari, antiviruslar;
• obunalar va bulut xizmatlari — SaaS, domenlar, hosting, bulutli xotiralar.

Maqsad — istalgan paytda bilish: bizda nima bor, u qayerda, kimda, qanday holatda va qancha turadi.

Aktivning hayot sikli

Har bir aktiv bosqichlardan o‘tadi va hisob ularning barchasini aks ettirishi kerak:

1. Rejalashtirish va xarid — ehtiyoj, model tanlash, hisob-faktura, xarid sanasi.
2. Qabul qilish va ro‘yxatga olish — inventar raqami berish, reyestrga yozish, markirovka.
3. Foydalanishga topshirish — sozlash, xodimga berish, mas’ul shaxsni belgilash.
4. Foydalanish va xizmat ko‘rsatish — ta’mirlar, yangilanishlar, xodimlar va ofislar o‘rtasida ko‘chirish.
5. Foydalanishdan chiqarish — qaytarish, ma’lumotlarni xavfsiz o‘chirish, utilizatsiya, sotish yoki topshirish.

Eng ko‘p yo‘qotishlar o‘tish nuqtalarida bo‘ladi: xodim ishdan ketganda va disklari tozalanmagan texnika hisobdan chiqarilganda.

Qaysi ma’lumotlarni yozish kerak

Uskunalar uchun:

Dasturlar va obunalar uchun:

• nomi, litsenziya turi (foydalanuvchi uchun, qurilma uchun, muddatsiz, obuna);
• sotib olingan va ishlatilayotgan o‘rinlar soni;
• kimning nomiga rasmiylashtirilgan, administrator kim;
• uzaytirish sanasi va to‘lov usuli;
• kalitlar va hujjatlar qayerda saqlanadi (jadvalda ochiq matn sifatida emas, himoyalangan xotirada).

Hisob qanday pul tejaydi

• Ishlatilmayotgan obunalar. Hisob ishdan ketgan xodimlarning litsenziyalari va hech kim foydalanmaydigan xizmatlarni ko‘rsatadi.
• Kafolat. Tugash sanasini bilgan holda texnikani imkon bor ekan bepul ta’mirlaysiz.
• Ortiqcha xaridlar yo‘q. Zaxirada noutbuk yoki monitor borligi ko‘rinib turadi.
• Byudjetni rejalashtirish. Kelasi yili qancha texnika eskirishi aniq.
• Kamroq yo‘qotishlar. Har bir qurilma odamga biriktirilgan, ishdan ketishda nimani qaytarish kerakligi aniq.
• Xavfsizlik va muvofiqlik. Ma’lumotlar qayerda saqlanishini bilasiz va tekshiruvda dasturlarning qonuniyligini isbotlay olasiz.

Birinchi auditni qanday o‘tkazish kerak

1. Vositani tanlang. Kichik kompaniya uchun umumiy jadval yetarli. O‘sish bilan — ixtisoslashgan hisob tizimi yoki helpdesk moduli, ularning ba’zilari agent orqali kompyuterlardan ma’lumotlarni avtomatik yig‘a oladi.
2. Maydonlarni belgilang — yuqoridagi jadvallardan. Murakkablashtirmang: 30 ta bo‘sh maydondan 10 ta to‘ldirilgani yaxshiroq.
3. Ofisni aylanib chiqing. Barcha uskunalarni, shu jumladan shkaflarda yotganlarini ham yozib oling. Inventar raqamlari yoki QR yorliqlarni yopishtiring.
4. Masofadan ishlovchi xodimlardan uyidagi texnika haqida so‘rang.
5. Obunalarni yig‘ing — bank ko‘chirmalari, hisob-fakturalar va pochtadan: unutilgan xizmatlar shu tarzda topiladi.
6. Litsenziyalarni foydalanuvchilarning real soni bilan solishtiring.
7. Reyestr uchun mas’ul tayinlang va qoida o‘rnating: har qanday xarid, berish, ta’mirlash yoki hisobdan chiqarish darhol hisobda aks etadi.
8. Solishtirishni muntazam takrorlang, masalan har chorakda yoki yarim yilda.

Ko‘p uchraydigan xatolar

• Hisobni bir marta «rasmiyatchilik uchun» yuritib, keyin yangilamaslik.
• Parollar va litsenziya kalitlarini umumiy jadvalda ochiq matn sifatida saqlash.
• Obunalar va bulut xizmatlarini unutib, faqat «temir»ni aktiv deb hisoblash.
• Disklardagi ma’lumotlarni o‘chirmasdan texnikani hisobdan chiqarish.