Как сделать бота для онлайн-записи в Telegram

Короткий ответ

Хороший бот для записи решает четыре задачи:

1. Показывает только реально свободное время с учетом графика, длительности услуги и уже сделанных записей.
2. Ведет клиента коротким сценарием: услуга → специалист → дата → время → контакт → подтверждение.
3. Напоминает о визите и позволяет подтвердить, перенести или отменить его кнопкой.
4. Синхронизируется с календарем или CRM, чтобы администратор не вел запись в двух местах.

Сценарий записи по шагам

• Услуга. Список кнопками, сгруппированный по категориям. У каждой услуги — длительность и цена.
• Специалист. Показывайте только тех, кто оказывает выбранную услугу, и добавьте вариант «Любой свободный».
• Дата. Ближайшие дни кнопками или календарь на месяц, где дни без свободного времени неактивны.
• Время. Только свободные слоты на выбранный день.
• Контакт. Телефон через кнопку «Поделиться контактом» — один раз, дальше бот его помнит.
• Подтверждение. Итог: услуга, специалист, дата, время, адрес, цена — и кнопка «Записаться».

Для салона порядок «услуга → мастер» привычнее. Если клиенты ходят к конкретному специалисту, дайте начать с него: «Записаться к своему мастеру».

Как считать свободные слоты

Слот — это не просто «час в расписании». Бот должен учитывать:

• рабочий график каждого специалиста, выходные и отпуска;
• длительность услуги: двухчасовая процедура не влезет в окно на час;
• буфер между клиентами на уборку или подготовку кабинета;
• ресурсы: кабинет, кресло, оборудование, которых может быть меньше, чем специалистов;
• часовой пояс салона, а не пользователя.

Главный риск — двойная запись, когда два человека одновременно выбирают одно время. Защита: короткая бронь слота на время оформления и проверка на сервере при подтверждении. Если слот уже занят, бот честно сообщает об этом и предлагает ближайшие варианты.

Напоминания и подтверждение визита

Напоминания заметно помогают бороться с неявками, и в боте их отправлять проще всего: клиент уже в чате.

• Накануне — сообщение с деталями и кнопками «Приду», «Перенести», «Отменить».
• За пару часов — короткое напоминание с адресом и, при необходимости, геопозицией.
• После визита — просьба оценить услугу или предложение записаться снова.

Учтите ограничение Telegram: бот не может написать первым человеку, который его не запускал. Поэтому запись по телефону администратор не сможет «перевести» в бота — клиента нужно пригласить в бот ссылкой.

Перенос и отмена

• Перенос — это одно действие: бот предлагает новые слоты, а старый освобождает только после подтверждения нового.
• Задайте правила: например, за сколько часов до визита еще можно отменить без звонка. Время определяет бизнес, бот лишь его применяет.
• Администратор получает уведомление о каждой отмене и переносе, чтобы предложить освободившееся время другим.

Синхронизация с календарем и CRM

Источник правды о расписании должен быть один.

Односторонняя синхронизация «только из бота» опасна: записи по телефону и от администратора бот не увидит.

Частые ошибки

• Показывать все слоты, а занятость проверять только в конце.
• Не учитывать длительность услуги и ресурсы.
• Не давать выбрать «любого специалиста».
• Не оставлять клиенту способа связаться с человеком.