Учёт в аптеке: как отслеживать партии и сроки годности
Практика4 минРедакция Innovialabs
Коротко
Аптеке нужен учёт не просто по товару, а по каждой партии с её сроком годности; система отпускает первым то, что истекает раньше (FEFO), заранее предупреждает о близких сроках и помогает вернуть или переместить товар до того, как он станет списанием.
Коротко: что даёт партионный учёт
Обычный учёт отвечает на вопрос «сколько упаковок парацетамола на складе». Аптеке этого мало: одна и та же позиция приходит разными партиями (сериями) с разными сроками годности, ценой закупки и поставщиком. Если система видит только общий остаток, просроченный товар обнаруживается на полке, когда его уже поздно возвращать или продавать.
Партионный учёт хранит остаток по каждой серии отдельно. Благодаря этому система:
- подсказывает, какую упаковку отпускать первой;
- заранее показывает, что истекает в ближайшие недели;
- даёт точную себестоимость и маржу по каждой продаже;
- позволяет быстро найти и заблокировать серию при отзыве производителем.
Как устроена партия в системе
У каждой партии в карточке должны быть как минимум:
- номер серии производителя;
- срок годности (дата, а не «месяц-год» текстом);
- поставщик и номер приходного документа;
- закупочная цена и розничная цена;
- место хранения (склад, полка, холодильник для термолабильных препаратов);
- статус: доступна, зарезервирована, заблокирована, в карантине.
Партия создаётся при приёмке. Лучше всего — из электронной накладной поставщика или сканированием штрихкода упаковки, а не ручным вводом: ошибка в дате на этапе приёмки ломает всю дальнейшую логику.
FEFO: что отпускать первым
Для товаров со сроком годности принцип FIFO («первым пришёл — первым ушёл») не всегда подходит: партия, пришедшая позже, может истекать раньше. Поэтому в аптеках используют FEFO — First Expired, First Out, «первым истекает — первым уходит».
| Принцип | Что отпускается первым | Когда подходит |
|---|---|---|
| FIFO | Самая ранняя по дате прихода партия | Товары без срока годности |
| FEFO | Партия с ближайшим сроком годности | Лекарства, БАДы, косметика, детское питание |
На практике FEFO работает так: при продаже касса или терминал сборщика автоматически списывает остаток с партии с ближайшим сроком, а провизору подсказывает, какую упаковку взять. Если фармацевт отпустил другую серию, это лучше фиксировать сканированием, чтобы остатки по партиям не расходились с полкой.
Уведомления о сроках годности
Хорошая система не ждёт, пока товар истечёт, а работает с горизонтом:
- Ранний порог — например, за несколько месяцев: время договориться с поставщиком о возврате или переместить партию в филиал, где позиция продаётся быстрее.
- Средний порог — выставить товар на видное место, включить в акцию, если это допустимо для данной категории.
- Критический порог — снять с продажи, заблокировать партию, подготовить списание.
Пороги задаются по категориям: для быстрооборачиваемых позиций достаточно короткого горизонта, для редких — нужен длинный. Уведомления удобно получать не только в отчёте, но и в Telegram ответственному сотруднику или заведующей аптекой.
Списания и возвраты поставщику
Даже при хорошем учёте часть товара придётся вывести из оборота. Система должна поддерживать отдельные документы:
- Возврат поставщику — с привязкой к исходной накладной и серии, в рамках условий договора о возврате короткого срока.
- Перемещение между филиалами — с сохранением серии и срока, а не «обезличенным» товаром.
- Списание — с причиной (истёк срок, бой, брак, отзыв серии) и подписью ответственного.
- Блокировка серии — когда приходит информация об отзыве или забраковке; заблокированную партию касса не даст продать.
Отчёт по списаниям с разбивкой по причинам и поставщикам показывает, где закупка систематически превышает спрос.
Как система предотвращает потери
Потери от просрочки почти всегда — следствие закупки «на глаз». Поэтому партионный учёт полезно связать с автозаказом: система считает среднюю скорость продаж по филиалу и предлагает объём закупки так, чтобы товар успел продаться до критического порога. Дополнительно помогают:
- инвентаризация по сериям, а не только по количеству;
- отдельный учёт холодовой цепи для препаратов, требующих хранения в холодильнике;
- права доступа: кто может менять сроки годности и проводить списания.
Частые ошибки
- Срок вводится вручную при приёмке — опечатки в дате превращаются в «неожиданную» просрочку.
- Учёт ведётся по товару, а не по партии — FEFO и блокировка серии невозможны.
- Уведомления есть, но их никто не читает — нужен конкретный ответственный и понятное действие на каждый порог.
- Перемещения между филиалами не фиксируются в системе — остатки по партиям расходятся с реальностью.
- Нет интеграции с бухгалтерией — списания и возвраты приходится переносить вручную.
Как выбрать или доработать систему
Проверьте, умеет ли решение: хранить остаток по серии и сроку, проводить FEFO на кассе, принимать электронные накладные, настраивать пороги уведомлений по категориям, блокировать серию по всей сети и выгружать данные в учётную систему. Если готовая программа не закрывает часть пунктов, её обычно дорабатывают интеграциями, а не меняют целиком.