Чек-лист ИТ при переезде офиса: как переехать без простоя

Короткий ответ

Переезд без простоя — это не скорость грузчиков, а порядок действий. Самое долгое — подключение интернета, самое забываемое — телефонные номера и мелкие устройства вроде принтеров и шлюзов. Рабочая схема:

1. Сразу после выбора помещения — заказ интернета и обследование здания.
2. За несколько недель — СКС, инвентаризация, план рассадки.
3. За неделю — маркировка, резервные копии, коммуникация с сотрудниками.
4. Выходные — перенос и запуск.
5. Понедельник — проверки и дежурство.

Точные сроки зависят от размера офиса и провайдера, поэтому ниже этапы расставлены от самого раннего к самому позднему.

Как можно раньше: интернет и обследование

• Узнайте, какие провайдеры уже заведены в здание. Если нужной линии нет, понадобится прокладка, а это согласования с владельцем здания и время.
• Закажите основной канал и, по возможности, резервный от другого провайдера. Сразу уточните у провайдера реальный срок подключения и нужен ли статический IP.
• Обследуйте помещение с монтажником: есть ли СКС, в каком она состоянии, где серверная или место под стойку, есть ли отдельная электролиния, вентиляция, где будет ввод провайдера.
• Проверьте покрытие мобильной связи внутри: от этого зависит, нужны ли усилители или Wi-Fi-звонки.

За несколько недель: кабели и инвентаризация

• СКС. Если её нет или она в плохом состоянии, заказывайте монтаж по плану рассадки. Требуйте маркировку, протоколы тестирования и схему.
• Wi-Fi. Спланируйте точки доступа по реальной планировке, а не «один роутер в центре».
• Инвентаризация техники. Таблица: устройство, серийный номер, владелец, где стоит сейчас и где будет стоять. Это же хороший момент списать старое.
• Список всего, что подключено к сети: принтеры, NAS, камеры, СКУД, IP-телефоны, шлюзы, телевизоры в переговорных. Их чаще всего забывают.
• Учётные записи и доступы: пароли от роутера, личного кабинета провайдера, облачной АТС, админок оборудования должны быть у вас, а не только у бывшего подрядчика.

Телефонные номера

• Уточните у оператора, можно ли сохранить номера при смене адреса. С облачной АТС номера обычно не привязаны к помещению, с городскими линиями всё сложнее.
• Если номера переносятся к другому оператору, начинайте процедуру заранее: она занимает время и требует документов.
• Обновите адрес на сайте, в картах и в подписях писем в день переезда, а не позже.

За неделю: маркировка и резервные копии

• Маркируйте каждое устройство и кабель: кому принадлежит, в какое место ставить. Наклейка на мониторе, системном блоке, док-станции и блоке питания.
• Сделайте резервные копии серверов, NAS и важных рабочих станций и проверьте, что они восстанавливаются.
• Сохраните конфигурации роутера, коммутаторов, АТС.
• Предупредите сотрудников: что упаковать самим, что не трогать, когда и где они начнут работать. Тем, кто может, разрешите работать удалённо в первый день.
• Договоритесь о переходном периоде по интернету: старый канал не отключайте до тех пор, пока новый не заработает.

Выходные: переезд и запуск

1. Пятница вечер — выключение и упаковка в порядке, обратном запуску.
2. Первым запускайте сеть: ввод провайдера, роутер, коммутаторы, точки доступа.
3. Затем серверы и NAS, затем принтеры и телефоны.
4. Рабочие места расставляйте по меткам и подключайте по плану портов.
5. Проверяйте каждый этап до перехода к следующему.

Понедельник: проверки после переезда

• Интернет работает, резервный канал переключается.
• Все рабочие места видят сеть, принтеры и общие папки.
• Входящие и исходящие звонки работают, номера определяются правильно.
• Удалённый доступ (VPN), камеры, СКУД работают.
• Резервное копирование запустилось по расписанию.
• Есть дежурный, к которому сотрудники идут с проблемами, и список замечаний.