Avtomatlashtirishdan oldin biznes-jarayonlarni qanday tavsiflash kerak

Nima uchun jarayonni avtomatlashtirishdan oldin tavsiflash kerak

Tartibsizlikni avtomatlashtirsangiz, tez ishlaydigan tartibsizlik hosil bo‘ladi. Jarayon tavsifi aslida nima bo‘layotganini, vaqt qayerda yo‘qolayotganini va buning qaysi qismini tizimga topshirish arzishini ko‘rsatadi. Dasturchilar uchun bunday xarita — eng yaxshi boshlang‘ich ma’lumot: u loyiha o‘rtasida chiqib qolishi mumkin bo‘lgan savollarga javob beradi.

Ish ikki bosqichda boradi:

1. As-is («hozir qanday») — jarayon hozirgi ko‘rinishida, barcha aylanma yo‘llar bilan.
2. To-be («qanday bo‘lishi kerak») — o‘zgarishlar va avtomatlashtirishdan keyingi maqsadli jarayon.

1-qadam. Bitta jarayonni va uning chegaralarini tanlang

Butun kompaniyani tavsiflashga urinmang. Bitta jarayonni oling va qayd eting:

• boshlanish — uni qaysi voqea ishga tushiradi (ariza keldi, mijoz qo‘ng‘iroq qildi);
• tugash — u nima bilan yakunlanadi (buyurtma yetkazildi, to‘lov olindi);
• ishtirokchilar — aniq odamlar emas, rollar yoki bo‘limlar;
• maqsad — nima yaxshilanishi kerak: tezlik, xatolar, shaffoflik.

2-qadam. «Hozir qanday»ni tavsiflang

Eng yaxshi manba — ijrochilarning o‘zi. Jarayonni ular bilan birga real misollarda bosib o‘ting va «reglament bo‘yicha qanday bo‘lishi kerak»ligini emas, aslida nima bo‘layotganini yozib boring.

Sxema uchun BPMN notatsiyasining bir nechta elementi yetarli:

Matn ko‘rinishidagi oddiy misol:

[Mijoz]     (start) -> Saytda ariza qoldiradi
[Menejer]   Arizani jadvalga ko‘chiradi -> Mijozga qo‘ng‘iroq qiladi -> <Mijoz rozimi?>
              ha   -> Hisobni qo‘lda yozadi -> Buxgalterga messenjerda yuboradi
              yo‘q -> (tugash)
[Buxgalter] Bankda to‘lovni tekshiradi -> Menejerga xabar beradi -> (tugash)

Doskada, istalgan diagramma muharririda yoki hatto jadvalda chizish mumkin. Asosiysi — sxemani jarayonda ishlaydiganlar tushunishi kerak.

3-qadam. Tor joylar va uzatishlarni toping

Sxema bo‘ylab yurib chiqing va belgilang:

• rollar o‘rtasidagi uzatishlar — bir yo‘lakdan boshqasiga o‘tadigan har bir strelka. Vazifalar aynan shu yerda yo‘qoladi va kutib qoladi;
• ma’lumotlarni qo‘lda ko‘chirish — bir tizimdan boshqasiga nusxalash;
• kutishlar — kimdir javob bermaguncha jarayon to‘xtab turadigan qadamlar;
• takrorlash va qaytishlar — xatolar tufayli ish qayta bajarilganda;
• qoidasiz ayrilishlar — «tajribaga qarab» qabul qilinadigan qarorlar.

Har bir muammo uchun u qanchalik tez-tez uchrashini va nimaga olib kelishini yozing. Raqamlarni real ma’lumotlardan oling yoki ularni halol ravishda taxmin deb belgilang.

4-qadam. «Qanday bo‘lishi kerak»ni chizing

Maqsadli sxema ortiqcha qadamlar va uzatishlarni olib tashlaydi, qolganlarini esa quyidagilarga ajratadi:

• avtomatik — tizim o‘zi bajaradi (bitim yaratish, hisob yuborish, eslatish);
• tizim yordamidagi qo‘lda — inson qaror qiladi, tizim maslahat beradi va qayd etadi;
• to‘liq qo‘lda — avtomatlashtirish maqsadga muvofiq bo‘lmagan ishlar.

Hamma narsani avtomatlashtirmang. Ba’zan ortiqcha qadamni olib tashlash yoki qoida bo‘yicha kelishib olish kifoya.

5-qadam. Xaritani dasturchilar uchun topshiriqqa aylantiring

Maqsadli sxemaning har bir qadami uchun tavsiflang:

• kim bajaradi (rol) yoki qadamni nima ishga tushiradi;
• kirishda qanday ma’lumotlar kerak va chiqishda nima hosil bo‘ladi;
• qoidalar — ayrilish shartlari, muddatlar, cheklovlar;
• istisnolar — biror narsa noto‘g‘ri ketsa nima qilish kerak;
• xabarnomalar — kimga va qachon xabar berish;
• integratsiyalar — qaysi tizimlar bilan ma’lumot almashish kerak.

As-is va to-be sxemalarini, rollar ro‘yxatini va real hujjatlar namunalarini ilova qiling. Dasturchilar bunday paketni baholab, texnik topshiriqqa aylantira oladi.

Ko‘p uchraydigan xatolar

• Jarayonni amaldagi holat bo‘yicha emas, reglament bo‘yicha tavsiflash.
• Juda batafsil chizish — sxema o‘qib bo‘lmaydigan holga keladi.
• Istisnolarni tashlab ketish: ishlab chiqishda aynan ular ko‘p vaqt oladi.
• Maqsadli sxemani unda ishlaydiganlar bilan kelishmaslik.