Zapier для начинающих: как создать первый Zap
Практика3 минРедакция Innovialabs
Коротко
Zap — это связка «триггер + одно или несколько действий»: событие в одном сервисе запускает шаги в других, а оплачиваются в основном успешно выполненные действия (tasks), поэтому лишние шаги и запуски стоит отсекать фильтрами.
Как устроен Zap
Zap — автоматический сценарий в Zapier из двух частей:
- Trigger (триггер) — событие, которое запускает Zap: новая заявка в форме, новая строка в Google Sheets, новое письмо.
- Action (действие) — то, что Zapier делает в ответ: создаёт строку, отправляет сообщение, добавляет сделку в CRM.
У одного Zap всегда один триггер и одно или несколько действий. Между ними можно поставить фильтры, форматирование и ветки (Paths).
Пример: заявка с формы в таблицу и Slack
Задача: когда в Google Forms приходит новая заявка, записать её в Google Sheets и отправить уведомление в канал Slack.
- Создайте Zap и выберите триггер: приложение Google Forms, событие New Form Response. Подключите аккаунт и выберите форму.
- Протестируйте триггер. Zapier подтянет последний ответ формы как образец. Если ответов нет — отправьте тестовую заявку сами.
- Добавьте действие Google Sheets → Create Spreadsheet Row. Выберите таблицу и лист.
- Сопоставьте поля (field mapping). В каждое поле таблицы подставьте данные из триггера: колонка «Имя» ← поле «Имя» из формы, «Телефон» ← «Телефон» и так далее.
- Добавьте второе действие Slack → Send Channel Message. В тексте сообщения тоже используйте данные из триггера.
- Протестируйте каждый шаг и включите Zap.
Сопоставление полей: что важно
- В поле можно вставлять динамические данные из предыдущих шагов и обычный текст вперемешку:
Новая заявка от {Имя}, телефон {Телефон}. - Если данные в «не том» формате (дата, телефон, регистр букв), добавьте шаг Formatter by Zapier перед действием.
- Не вписывайте вручную значения, которые меняются: ID таблиц, имена сотрудников, ссылки. Если что-то поменяется, Zap молча начнёт писать не туда.
Фильтры и ветки
Filter пропускает Zap дальше только при выполнении условия. Например, отправлять в Slack только заявки, где выбрано «Срочно». Если условие не выполнено, Zap останавливается на этом шаге.
Paths — это ветвление «если — то»: разные наборы действий для разных условий. Например:
- Путь A: город — Ташкент → уведомить менеджера по Ташкенту.
- Путь B: другие города → уведомить регионального менеджера.
Paths доступны не на всех тарифах — проверьте свой план.
| Инструмент | Когда использовать |
|---|---|
| Filter | Нужно просто остановить ненужные запуски |
| Paths | Нужны разные действия в зависимости от данных |
| Formatter | Нужно привести данные к нужному виду |
Как считаются задачи (tasks)
Тарифы Zapier ограничивают число задач (tasks) в месяц. Основное правило:
- Задача — это одно успешно выполненное действие. Zap из триггера и двух действий, сработавший один раз, обычно расходует две задачи.
- Триггер задачей не считается.
- Встроенные служебные шаги вроде Filter, Paths и Formatter, как правило, задачи не расходуют, но точные правила зависят от текущей политики Zapier — сверяйтесь с документацией.
- Если Zap остановился на фильтре, действия после него не выполнились и не посчитались.
Отсюда практический вывод: ставьте фильтр как можно раньше, чтобы не тратить задачи на заявки, которые вам не нужны.
Ещё один фактор — интервал проверки триггера. Большинство триггеров работают по опросу (polling): Zapier проверяет сервис раз в несколько минут, а частота зависит от тарифа. Если реакция нужна мгновенно, ищите instant-триггеры или вебхуки.
Частые ошибки новичков
- Не протестировать шаг на реальных данных. Тестовый образец без заполненных полей скрывает ошибки сопоставления.
- Забыть включить Zap после настройки.
- Подключить личный аккаунт сотрудника. Когда он уйдёт из компании, Zap перестанет работать. Используйте общий рабочий аккаунт.
- Не смотреть Zap History. Там видны все запуски, ошибки и что именно ушло в каждый шаг.